Presentació de la Recomanació 1/2013 sobre l’ús del correu electrònic en l’àmbit laboral.

El passat 10 de setembre l’Autoritat Catalana de protecció de dades (APDCAT) va presentar la Recomanació 1/2013 sobre l’ús del correu electrònic en l’àmbit laboral (en endavant R 1/2013). L’objectiu resideix en donar pautes perquè les empreses puguin regular i controlar l’ús del correu electrònic en l’àmbit laboral, en tant que en els darrers temps era un dels temes més recurrents i presentava forces interrogants. La Recomanació, tot i no tenir caràcter normatiu, estableix els principis rectors en la matèria i que requerien d’un aclariment, com per exemple els sistemes existents de correu electrònic o si l’adreça de correu electrònic es considera o no una dada de caràcter personal. Amb tot, destaquem tres elements de la mateixa Recomanació: l’ús del correu electrònic, la seguretat de les telecomunicacions i l’accés al correu electrònic per part de l’empresa. Veiem:

• L’ús de correu electrònic. La R 1/2013 incideix en establir i difondre una política d’ús del correu electrònic i sempre que sigui possible, amb la col•laboració dels representants dels treballadors. L’Annex 1. Model de normes d’ús de correu electrònic, que l’APDCAT presenta junt amb la Recomanació, serveix com a model de treball per a qualsevol organització.

La nostra experiència en aquest àmbit ens serveix per afirmar que són molt poques les empreses que tenen previst aquest punt, element clau per a la resolució de possibles controvèrsies entre treballador i empresari.

• Seguretat de les telecomunicacions. Consultes recurrents i dubtes que es plantejaven entorn el si es pot i el com signar i xifrar el correu electrònic, es resolen en aquest punt. La R 1/2013 no sols exposa les directrius de seguretat per un entorn segur en les telecomunicacions, sinó el com es signen i xifren els correus electrònics.
• Accés al correu electrònic per part de l’empresa. El darrer apartat, però no menys important, marca les pautes a seguir a possibles accessos per part de l’empresari al correu electrònic del treballador. Quins són els objectius que poden permetre l’accés de l’empresari al correu electrònic del treballador i quins són els condicionants o elements a tenir en compte, elements tots ells establerts a la Recomanació.

Concloem que la Recomanació 1/2013 sobre l’ús del correu electrònic en l’àmbit laboral ha de servir per a marcar les pautes a dins de l’empresa sobre l’ús aquest mitjà de comunicació. Fent una política preventiva i informant sobre els usos que pot fer el treballador, és a dir, establint les regles del joc, de cara a evitar futures controvèrsies en la matèria. Més informació a: http://www.apd.cat/ca/contingut.php?cat_id=146&cont_id=625