Presentación de la Recomendación 1/2013 sobre el uso del correo electrónico en el ámbito laboral.

El pasado 10 de septiembre la Autoridad Catalana de protección de datos (APDCAT) presentó la Recomendación 1/2013 sobre el uso del correo electrónico en el ámbito laboral (en adelante R 1/2013). El objetivo reside en dar pautas para que las empresas puedan regular y controlar el uso del correo electrónico en el ámbito laboral, en cuanto que en los últimos tiempos era uno de los temas más recurrentes y presentaba fuerzas interrogantes.

La Recomendación, a pesar de no tener carácter normativo, establece los principios rectores en la materia y que requerían de una aclaración, como por ejemplo los sistemas existentes de correo electrónico o si la dirección de correo electrónico se considera o no un dato de carácter personal. Con todo, destacamos tres elementos de la misma Recomendación: el uso del correo electrónico, la seguridad de las telecomunicaciones y el acceso al correo electrónico por parte de la empresa. Veamos:

• El uso de correo electrónico. La R 1/2013 incide al establecer y difundir una política de uso del correo electrónico y siempre que sea posible, con la colaboración de los representantes de los trabajadores. El Anexo 1. Modelo de normas de uso de correo electrónico, donde el APDCAT presenta junto con la Recomendación, sirve como modelo de trabajo para cualquier organización.

Nuestra experiencia en este ámbito, nos sirve para afirmar que son muy pocas las empresas que tienen previsto este punto, elemento clave para la resolución de posibles controversias entre trabajador y empresario.

• Seguridad de las telecomunicaciones. Consultas recurrentes y dudas que se planteaban en torno al sí se puede y el cómo firmar y cifrar el correo electrónico, se resuelven en este punto. La R 1/2013 no sólo expone las directrices de seguridad por un entorno seguro en las telecomunicaciones, sino el cómo se firman y cifran los correos electrónicos.
• Acceso al correo electrónico por parte de la empresa. El último apartado, pero no menos importante, marca las pautas a seguir a posibles accesos por parte del empresario al correo electrónico del trabajador. Cuáles son los objetivos que pueden permitir el acceso del empresario al correo electrónico del trabajador y qué son los condicionantes o elementos a tener en cuenta, elementos establecidos a la Recomendación.

Concluimos que la Recomendación 1/2013 sobre el uso del correo electrónico en el ámbito laboral, tiene que servir para marcar las pautas dentro de la empresa, sobre el uso este medio de comunicación. Haciendo una política preventiva e informando sobre los usos que puede hacer el trabajador, es decir, estableciendo las reglas del juego, de cara a evitar futuras controversias en la materia.
Más información a: http://www.apd.cat/ca/contingut.php?cat_id=146&cont_id=625